Szerződéskezelés a mai világunkban
A mai modern életünk elképzelhetetlen lenne a különböző szerződések nélkül. Szinte minden nap kötünk valamilyen megállapodást, legyen szó akár egy egyszerű telefonelőfizetésről, egy lakásbérlésről, vagy éppen egy munkahelyi szerződésről. Ezek a dokumentumok biztosítják számunkra a jogi védelmet, rögzítik a felek kötelezettségeit és jogait, valamint elősegítik a zökkenőmentes együttműködést. A digitális világban a szerződések szerepe tovább nőtt, hiszen az online vásárlások, a szoftverlicencek és a különböző szolgáltatások igénybevétele is mind-mind szerződéses viszonyokat teremt. A szerződések tehát átszövik mindennapjainkat, és nélkülük a modern társadalom működése elképzelhetetlen lenne.
Korunk modern eszközei
Számos digitális szolgáltatás áll rendelkezésünkre, amelyek megkönnyítik a szerződések elkészítését. A Microsoft Office és a Google Docs a legelterjedtebbek közé tartoznak. Mindkét platform lehetőséget nyújt szövegszerkesztésre, formázásra és a dokumentumok megosztására, ami elengedhetetlen a szerződések készítésekor.
Bár a Microsoft Office és a Google Docs kiváló eszközök az általános szövegszerkesztésre, a komplex szerződések elkészítése és a változók hatékony használata terén számos korláttal rendelkeznek:
Korlátozott automatizálás
- A körlevél egy olyan dokumentum, amelyet egyszerre több címzettnek küldenek ki. A körlevél funkcióval bizonyos fokú automatizálás elérhető, a komplex szerződések gyakran bonyolult logikát és feltételeket igényelnek, amelyek kezelésére ezek a platformok nem alkalmasak.
- Nehéz automatikusan beilleszteni a szövegbe olyan információkat, amelyek változnak (például neveket, dátumokat). Nem egyszerű olyan szövegeket beilleszteni, amelyek csak bizonyos feltételek teljesülése esetén jelennek meg (például „Ha Ön törzsvásárló, akkor…”). Nehéz vagy lehetetlen automatikusan kiszámolni és megjeleníteni a szövegben eredményeket (például árengedményeket).
- A változók használata wordben és google docsban korlátozott. A behelyettesítés sokszor manuális, és hibákhoz vezethet. A komplex szerződések esetén a változók közötti összefüggések kezelése szinte lehetetlen.
Hiányzó jogi funkcionalitás
- Ezek a szoftverek nem rendelkeznek beépített jogi eszközökkel, például szerződéssablonokkal, jogszabályi hivatkozásokkal vagy automatikus megfelelőségi ellenőrzéssel.
- A jogi szempontból kritikus szerződések készítésekor elengedhetetlen a szakértői felügyelet és a speciális jogi szoftverek használata.
Verziókövetés és együttműködés
- Bár a Google Docs valós idejű együttműködést tesz lehetővé, a verziókövetés és a változások nyomon követése bonyolult lehet, különösen összetett szerződések esetén.
- A szerződések során gyakran szükséges a változások pontos rögzítése és a különböző verziók közötti összehasonlítás, amihez speciális szerződéskezelő rendszerekre van szükség.
A változók összetett kezelése
- A változók használata wordben és google docsban korlátozott. A behelyettesítés sokszor manuális, és hibákhoz vezethet. A komplex szerződések esetén a változók közötti összefüggések kezelése szinte lehetetlen.
Körlevél az Office csomagban
A körlevélkészítés, bár az Office csomagban elérhető, sokak számára egy igazi labirintus. Először is, kell egy sablon, ami olyan, mint egy üres vászon, tele lyukakkal, amiket majd adatokkal kell kitölteni. Ezeket az adatokat pedig egy különálló adatbázisban kell tárolni, amit legtöbbször Excelben hozunk létre.
Már itt kezdődnek a bonyodalmak: ha az adatbázis nincs kész, vagy nem használjuk fel újra, a körlevélkészítés inkább időrabló, mint időspóroló. És akkor még nem is beszéltünk a „Körlevél” vagy „Egyesítés” funkció megtalálásáról, ami olyan, mint tűt keresni a szénakazalban. Ha végre sikerül is rábukkanni, következik egy hatlépéses folyamat, ami tele van buktatókkal és apró részletekkel, amik könnyen elronthatják az egészet. Szóval, a körlevélkészítés nem mindig a legegyszerűbb feladat, még az Office csomagban sem.
Körlevél Google szolgáltatásában
A Google csomag, bár felhőalapú, a körlevélkészítés terén kihívásokat rejt. Adatbázis (Google Táblázatok) és sablon (Google Dokumentumok) szükséges, de a személyre szabáshoz a Google Apps Script programozási felületet kell használni. Ez informatikai tudást igényel, ami az átlag felhasználóknak nem könnyű. A kódolás világa nem mindenkinek való, így ha nem vagy jártas benne, érdemes informatikus segítségét kérni. A Google körlevélkészítés tehát nem egy egyszerű feladat, és komoly odafigyelést igényel.
Van megoldás?
Igen. A Szerzi szolgáltatása, szerződésgenerátora minden felmerülő problémára megoldást kínál. A Szerzi számtalan szerződés elkészítésében segít. Az elérhető szerződéstípusok pedig folyamatosan bővülnek.
A legbonyolultabb, legösszetettebb helyzetekkel is megbirkózik a generátorunk, melynek használata nem igényel külön szakértelmet, a lehető legegyszerűbben tudja azt használni.
Szerződés
A szerződésben felmerülő változó információkat egyszerűen, a szövegmezők kitöltésével tudjuk a szerződésben rögzíteni. A szerződésgenerátor minden lépésen végigvezeti Önt, különböző segítségeket is kínál, amivel még gördülékenyebbé és még gyorsabbá teheti a munkáját.
Funkciók
A szerződés különböző lépései között könnyedén navigálhat. Módosítana egy korábban rögzített értéket a szerződésben? Csak ugorjon a korábbi lépésre és írja át! Ennél egyszerűbb nem is lehetne a szerződéskezelés.
Több szerződést kívánna létrehozni? Használja a „Másolás” funkciót. Lehetősége van arra is, hogy a szerződést megossza más regisztrált felhasználókkal, illetve ügyvédekkel, a „Megosztás” gombra kattintva. A „Részletek” menüpontra kattinva a következőket láthatja:
Ebben a menüpontban különböző információkat nézhetünk meg. A szerződéssel kapcsolatos, másokkal folytatott társalgásainkat tekinhetjük meg, a jegyzetek menüpontban pedig gondolatait, teendőit jegyezheti fel, amiket csak Ön olvashat el.
Megtekinthetjük a „Módosítási eseménytörténet” szekciót is a részletek menüpontban, így részletesen, listába szedve láthatjuk, hogy milyen módosításokat végeztünk az adott szerződésen. Visszaállíthatunk a szerződésben egy korábbi módosításunkat is, amennyiben így kívánjuk, vagy le is másolhatjuk ezeket a módosításokat egy másik szerződésbe.
Amennyiben kérdése merülne fel , vagy elakadna a szerződésének létrehozása során, a Szerzi kiváló Ügyvédei örömmel állnak az Ön rendelkezésére, magas szakértelműkkel segítve Önt szerződésének elkészítésében. Kérje bátran az Ügyvédek segítségét!
Dokumentumaim
A korábban szerkesztett szerződéseit összegyűjtve megtalálhatja a „Dokumentumaim” menüpontban. Így gyorsan eléri a korábbi szerződéseit, mikor éppen szüksége van rá.
Láthatja, hogy a Szerzi szolgáltatása komoly segítséget nyújt a különböző jogi szerződések létrehozásában. Bárhol, bármikor elérheti szerződéseit és elvégezheti a szükséges munkát rajtuk.
Minden eszköz, minden szolgáltatás egy-egy adott feladatra jön mindig létre. Ezek a feladatok lehetnek általánosabb jellegűek, vagy lehetnek specifikusak. Egy általános felhasználásra készült szoftver rengeteg feladat elvégzésére tökéletes lehet, de bizonyos specializált feladatok elvégzéséhez a legjobb, ha olyan szoftvert használ, ami valóban arra az adott helyzet megoldására, kezelésére született meg. A szerződései elkészítésében, szerződéskezelésben mindig számíthat a Szerzire!
