A számlakibocsátás rendje, szabályai és a kötelező adattartalom
Az adózás rendjének egyik legkritikusabb pillére a bizonylatolás. Az általános forgalmi adóról (Áfa) szóló törvény szigorú előírásokat tartalmaz arra vonatkozóan, hogy mikor, kinek és milyen tartalommal kell számlát kibocsátania. Jelen útmutató első részében a számlázással kapcsolatos kötelezettségeket, a mentesülési lehetőségeket és a formai követelményeket tekintjük át.
- A számlakibocsátás rendje, szabályai és a kötelező adattartalom
- A számlaadási kötelezettség alapszabályai
- Mikor nem kell számlát adni? (Kivételek és mentesülések)
- Az előleg kezelése
- A számla kiállításának határideje
- A számla formája és adattartalma
- Kötelező adattartalom
- Egyszerűsített adattartalmú számla
- Gyűjtőszámla
- A számla módosítása, javítása és érvénytelenítése
- Számlával egy tekintet alá eső okirat (Helyesbítő számla)
- Sztornírozás (Érvénytelenítés) és újrakibocsátás
- Technikai követelmények: Online Számla és Archiválás
- Megőrzés és hitelesség
A számlaadási kötelezettség alapszabályai
Az általános forgalmi adó alanyainak (vállalkozások, egyéni vállalkozók) a termékértékesítéseikről és szolgáltatásnyújtásaikról bizonylatot kell kibocsátaniuk.
A főszabály szerint az áfaalany köteles számlát kibocsátani minden belföldön és ellenérték fejében teljesített ügyletéről a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybevevője részére, amennyiben az tőle eltérő személy vagy szervezet. Fontos hangsúlyozni, hogy ez a kötelezettség az ügylet teljesítéséhez kapcsolódik, nem pedig a fizetési kötelezettség teljesítéséhez. Tehát, ha a teljesítés megtörtént, a számlát ki kell állítani akkor is, ha a vevő még nem fizetett.
Mikor nem kell számlát adni? (Kivételek és mentesülések)
Nem minden gazdasági esemény von maga után számlakibocsátási kötelezettséget. Nem terjed ki a kötelezettség azokra az esetekre, amelyek nem minősülnek adóalany által teljesített gazdasági tevékenységnek (pl. kártérítés fizetése, bíróság által megítélt perköltség).
Bizonyos tárgyi adómentes ügyletek esetében (pl. adómentes ingatlan-bérbeadás, pénzügyi szolgáltatás) az adóalany mentesülhet a számlaadási kötelezettség alól, feltéve, hogy gondoskodik a Számviteli törvénynek megfelelő bizonylat kiállításáról.
Fontos: Bizonyos közérdekű tevékenységek (pl. fogorvos, egyéb oktatás) esetében még a számviteli bizonylat sem váltja ki a számlaadási kötelezettséget, ha a törvény kifejezetten úgy rendelkezik, hogy ezeknél nem lehet mentesülni.
Magánszemélyek felé történő értékesítés
Ha a vevő nem adóalany (pl. magánszemély) és az ügylet ellenértékét legkésőbb a teljesítéskor megtéríti, valamint az összeg nem éri el a 900 000 forintot (áfával növelten), az eladó mentesül a számlaadási kötelezettség alól, amennyiben a vevő nem kéri a számlát. Ilyenkor azonban nyugtaadási kötelezettség keletkezik.
Példa: Egy fodrászhoz betér egy vendég (magánszemély), a szolgáltatás ára 15 000 Ft. A vendég készpénzben fizet és nem kér számlát. Ekkor a fodrásznak nem kötelező számlát állítania, de nyugtát köteles adni. Ha a vendég számlát kér, a fodrász köteles azt kiállítani értékhatártól függetlenül.
Az előleg kezelése
A magyar áfa-rendszerben az előleg átvétele is adófizetési kötelezettséget (és így számlázási kötelezettséget) keletkeztet. Az előlegszámlán annak az ügyletnek az adatait kell feltüntetni, amelybe az előleg beszámít.
- 900 000 Ft alatti előleg: Ha nem adóalany (pl. magánszemély) fizet 900 000 Ft alatti előleget, és nem kér számlát, akkor nem kötelező számlát adni, sőt, nyugtát sem. Ettől függetlenül az átvételt dokumentálni kell (pl. átvételi elismervény, banki bizonylat).
- 900 000 Ft feletti előleg: Ha az előleg eléri vagy meghaladja a 900 000 forintot, a számlakibocsátás a vevő kérésétől függetlenül kötelező.
A számla kiállításának határideje
A jogszabályok szigorú határidőket szabnak a számla kibocsátására, amelyeket az „észszerű idő” fogalma alatt pontosítanak:
- Azonnali (haladéktalan) kibocsátás: Ha az ellenértéket legkésőbb a teljesítéskor megtérítik (pl. készpénz, bankkártya), a számlát haladéktalanul ki kell bocsátani.
- 8 napos szabály: Ha a fizetés nem történik meg a teljesítéskor (pl. átutalásos fizetés későbbi határidővel), a számlát a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kibocsátani.
- Közösségen belüli ügyletek: Közösségen belüli adómentes termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás esetén a határidő a teljesítés hónapját követő hónap 15. napja.
- Gyűjtőszámla: Havi bevalló esetén a tárgyhót követő 8. napig kell kiállítani a gyűjtőszámlát az adott hónapban teljesített ügyletekről.
A számla formája és adattartalma
A számla lehet papíralapú (nyomdai úton előállított vagy nyomtatott) és elektronikus. Az elektronikus számlázáshoz (pl. e-mailben küldött PDF) szükséges a befogadó beleegyezése, amely lehet ráutaló magatartás is (pl. a számla kifizetése).
Kötelező adattartalom
A számlának szigorú tartalmi követelményeknek kell megfelelnie. A legfontosabb kötelező adatok:
- Számla adatai: Kelte, sorszáma (folyamatos, kihagyásmentes).
- Kibocsátó adatai: Név, cím, adószám.
- Vevő adatai: Név, cím.
- Belföldi adóalany vevő esetén: Ha a vevő belföldi áfa alany, az adószámának első 8 számjegyét fel kell tüntetni.
- Fordított adózás esetén: A vevő teljes (11 jegyű) adószámát szerepeltetni kell.
- Ügylet adatai: Termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, teljesítés időpontja (ha eltér a keltétől), adóalap (nettó ár), adó mértéke (%), áthárított adó összege (kivéve egyszerűsített számla).
- Speciális kifejezések: Szükség esetén fel kell tüntetni olyan kifejezéseket, mint „fordított adózás”, „pénzforgalmi elszámolás”, „önszámlázás” vagy „különbözet szerinti szabályozás”.
Devizás számlázás: Ha a számla ellenértéke külföldi pénznemben van kifejezve, az áthárított adót (ÁFA összegét) akkor is forintban kell feltüntetni a számlán, ha az adóalap euróban vagy dollárban szerepel. Az átváltáshoz főszabályként a teljesítéskor érvényes választott árfolyamot (MNB) kell használni.
Egyszerűsített adattartalmú számla
Bizonyos esetekben lehetőség van kevesebb adatot tartalmazó számla kibocsátására. Ez leggyakrabban akkor fordul elő, ha a számla bruttó végösszege nem haladja meg a 25 000 forintot (vagy annak megfelelő 100 eurót).
Jellemzői:
- Nem kell feltüntetni a nettó árat és az áfa összegét külön, elegendő az ellenérték adót is tartalmazó összege.
- Az áfa mértéke helyett százalékértékeket kell alkalmazni (pl. 27% helyett 21,26%, ami a bruttó árból visszaszámított adótartalmat jelöli).
Gyűjtőszámla
Ha egy adóalany ugyanannak a partnernek több ügyletet teljesít egy adott időszakon (pl. egy hónapon) belül, összevontan, egyetlen számlában is bizonylatolhatja azokat.
- Ha az ügyletek azonos napon teljesültek, külön megállapodás nélkül is alkalmazható.
- Ha különböző napokon teljesültek, előzetes megállapodás szükséges a felek között.
- A gyűjtőszámlán minden egyes ügyletet tételesen, a saját teljesítési idejével kell feltüntetni, de az adóalapok összesíthetők.
A számla módosítása, javítása és érvénytelenítése
Számlával egy tekintet alá eső okirat (Helyesbítő számla)
Ha egy már kibocsátott számla adattartalmát módosítani kell (pl. rossz ár, hibás teljesítési időpont, helytelen áfa-kulcs), azt egy újabb okirattal kell megtenni, amely hivatkozik az eredeti számlára.
- Ez az okirat módosíthatja az adóalapot vagy az adó összegét, de tartalmazhat egyéb, összeget nem érintő javítást is.
- A „javító” számlának és az eredeti számlának együttesen kell tartalmaznia a valós adatokat.
Sztornírozás (Érvénytelenítés) és újrakibocsátás
Gyakori gyakorlat a „kétlépcsős módosítás”: a hibás számlát érvénytelenítik (sztornózzák), majd egy teljesen új, helyes számlát bocsátanak ki.
- Mikor kötelező az érvénytelenítés? Ha a számlát tévedésből nem a tényleges vevő nevére állították ki. Ilyenkor a hibás számlát sztornózni kell, és a valódi vevő részére kell újat kiállítani, mivel a vevő személye nem „javítható” egyszerű módosítással.
- Technikai kivitelezés: Ha a hibás számlát a címzett még nem kapta meg, vagy visszaküldte, elég a saját nyilvántartásban érvényteleníteni.
Kézi számlák javítása: Nyomdai tömbös (kézi) számla esetén kisebb hibák (melyek nem érintik az összeget) javíthatók áthúzással és a helyes adat föléírásával, szignóval és dátummal ellátva. Azonban gépi számlát kézzel átírni tilos!
Technikai követelmények: Online Számla és Archiválás
Számlázóprogramok követelményei
A számlázóprogramnak biztosítania kell a kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást. Kritikus követelmény az online adatkapcsolat: a programnak automatikusan továbbítania kell a számla adatait a NAV felé (Online Számla rendszer). Olyan programmal, amely erre nem képes, jogszerűen nem állítható ki számla.
Megőrzés és hitelesség
A számla kibocsátójának a megőrzési időszak végéig garantálnia kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.
- Ez elektronikus számláknál jellemzően digitális aláírással vagy EDI rendszerrel biztosítható, de elfogadható az ún. „üzleti ellenőrzési eljárás” is, amely kapcsolatot teremt a számla és a teljesített ügylet között.
- Az elektronikus számlákat elektronikusan is kell megőrizni.
Ha további útmutatásra van szüksége a nyugtázással kapcsolatban, vagy más jogi kérdésben szeretne tanácsot kapni, a Szerzi platformon regisztrált ügyvédek online jogi tanácsadás keretében állnak rendelkezésére, hogy szakértői segítséget nyújtsanak.
